Случалось ли, что вы регистрировались на вебинар, а потом полностью забывали об этом? Или же вы получили письмо о грядущем воркшопе, но вы были заняты и забыли поставить напоминание в своем календаре? Да, думаю, такое происходило даже с самыми внимательными из нас.

А если вы email-маркетолог, то вы знаете, каково это по другую сторону ситуации, когда половина зарегистрированных на событие людей так и не появились. Очень досадно..

К счастью, вам незачем больше этим беспокоиться, ведь сейчас мы с вами поделимся маркетинговым хаком: как импортировать Outlook, Apple Calendar и Google Calendar invites прямо в ваше письмо всего в несколько простых шагов. Таким образом, регистранты могут добавлять события прямо в свои календари, благодаря чему вероятность того, что они забудут о нем будет намного меньше.

Так как в большинстве случаев невозможно узнать, какой календарь использует целевая аудитория, оптимальным решением будет импортировать в письмо все три самые популярные календари, предоставляя получателям возможность выбрать тот, который им по душе. Пользователи Outlook и Apple Calendar получат файл .ics, а пользователи Google Calendar — клиентское приглашение по линку.

Примечание: Все скриншоты и этапы сделаны на Маке, но если вы используете ПК, процесс аналогичен.

Шаг 1: Создайте новое событие

Если у вас Мак, вы можете создать приглашение в Apple Calendar. Если у вас ПК, вы можете создать его в Outlook. Для Google Calendar вы создаете URL напрямую из приложения календаря (для это вам необходимо залогиниться в своем аккаунте Google) — независимо от того, какой компьютер вы используете.

Apple Calendar

Откройте Apple Calendar и кликните на знак «+» сверху в левом углу окна. Появится всплывающее окно. Введите имя своего события в разделе «Create Quick Event» и нажмите return/enter на клавиатуре. Это создаст событие в вашем календаре, дав ему актуальную дату и время и оставив остальные поля пустыми. Соответственно, вам придется изменить эту информацию (больше об этом — в следующем разделе).

Outlook

Откройте Outlook Calendar, после этого кликните на иконку «New Items» или кликните «New Appointment» в навигации и выберите “New Items” из выпадающего списка. Вы создаете личную встречу, не собрание, потому что это индивидуальное приглашение и другие люди из календаря вашего получателя не будут включены в него. Приглашение от календаря появится для редактирования.

Google Calendar

Откройте Google Calendar в новом окне браузера. Вы должны быть залогинены в своем аккаунте Google. Кликните красную кнопку “Create» вверху слева. Должно открыться новое окно события.

Шаг 2: Введите детали своего события

Хотя в событий Outlook, Apple Calendar и Google Calendar довольно разные форматы, вам все же понадобятся те самые компоненты для каждого из них:

  • Название события
  • Место проведения
  • Время
  • Описание события
  • URL лендинга вашего события
  • Оповещение о событии (опционально)

Ниже приведены примеры того, как эти детали выглядят в разных приложениях, так же, как и разъяснение, какую информацию и формат использовать для каждого из компонентов.

Apple Calendar

Outlook

Google Calendar

Детали, которые следует включить

Название события (поле Subject в Outlook)

Убедитесь, что это название совпадает с названием события на вашем сайте и в других промо-материалах. Возможно, вы также захотите включить название вашей компании в конце, чтобы регистранты могли быстро запомнить, кто организовывает событие, когда они позже наткнуться на него в календаре.

Место проведения

Физический адрес события (в одну строчку, например, проспект Бизнеса 123, Вашингтон, Округ Колумбия) или URL лендинга, если это онлайн-событие.

Время

Введите дату и время начала. Настройте время события по своему часовому поясу. Далее время будет меняться автоматически, в соответствии с часовым поясом получателя. Например, если вы создаете файл события в Киеве, а само событие — это вебинар для Санкт-Петербурга, которое начинается в 10 часов утра по местному времени, вам следует ввести время начала в 9 часов утра по Восточноевропейскому времени (UTC+2).

Оповещение (опционально)

Вы можете настроить оповещения, чтобы участники не забыли о событии между тем, как вы прислали им приглашение и временем события. В Outlook вы можете установить время для одного напоминания (например, за час до события). В Apple Calendar и Google Calendar вы можете настроить несколько оповещений.

Важно не переборщить с количеством напоминаний, так как это создает негативную репутацию навязчивости. Ниже приведен пример последовательности оповещений в Apple Calendar, который напоминает людям о вашем событии, но не выскакивает на весь экран:

URL лендинга события

У вас есть отдельный лендинг для вашего события или вебинара? Добавьте его URL, чтобы убедить тех, кто все еще находится в замешательстве после прочтения письма.

Включите его в раздел URL в приглашение Apple Calendar, а также в основной текст вашего Gmail-письма или Outlook-приглашения, если вы ранее не включили его в раздел Location.

Описание

Здесь следует включить фрагмент подробностей события. Этому соответствует раздел «note» в приглашении Apple Calendar, в тексте вашего приглашения Outlook или «description» в Google Calendar.

Полезно также добавить вашу контактную информацию в этот раздел. Таким образом люди могут связаться с вами, если у них будут вопросы.

Шаг 3: Сохраните свое событие

После того, как вы закончили настраивать приглашение, сохраните его, чтобы использовать как прикрепление к вашему маркетинговому письму.

Outlook

Кликните «Save and Close» вверху слева вашего Outlook-приглашения, чтобы сохранить его в ваш календарь. После этого кликните и перетащите встречу из своего календаря Outlook на рабочий стол, чтобы использовать в электронных письмах.

Apple Calendar

Кликните «done», чтобы сохранить событие в календарь. После этого перейдите к дате события в своем календаре, кликните на событие и перетащите его на рабочий стол. Теперь вы сохранили .ics-файл, чтобы использовать в электронных письмах.

Google Calendar

Кликните «Save», чтобы сохранить событие в свой календарь. Снова откройте событие и кликните «Publish Event». Появится всплывающее окно с кодом вставки, а также линк, который вы можете просто скопировать и вставить в свое маркетинговое письмо.

Шаг 4: Вставьте приглашение в маркетинговое письмо

Теперь, когда у вас есть события для Outlook, Apple Calendar и Google Calendar, вы можете вставить их в свое маркетинговое письмо. Вы можете либо вставить линк в текст, либо добавить кнопку призыва к действию.

Для приглашений Apple Calendar и Outlook вам придется прикрепить линк или кнопку на .ics-файл. Большинство email-инструментов, таких как HubSpot’s имеют файл-менеджер, в который вы можете загрузить эти файлы напрямую из окна правки. Выделите текст или кликните на кнопку, ссылку на которую вы хотите добавить, после этого загрузите файл .ics в ваш файл-менеджер и добавьте его в текст или кнопку.

Для приглашения Google Calendar добавьте ссылку на текст или кнопку с URL события, которую вы скопировали в Шаге 3 этого руководства. Далее приводим несколько примеров того, как могут выглядеть ваше приглашения внутри письма после создание гиперссылки (вы можете легко создать свои кнопки при помощи следующего шаблона):

Вобщем, даже если вы идете на край света, чтобы продвигать свое событие, важно, чтобы регистранты появились непосредственно на это событие. Все заняты — работа, дети, спорт, еще что-то — поэтому очень просто потерять след приглашения. Протяните своей аудитории руку помощи в виде календаря с напоминанием, чтобы они не забыли прийти на тот воркшоп или вебинар, на который они подписались.

Оригинал: How to Insert Google Calendar, Apple Calendar & Outlook Event Invites Into Your Marketing Emails